GENERAL CONTROL DAN APPLICATION CONTROL

GENERAL CONTROL DAN APPLICATION CONTROL

 Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entitas, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan pengendalian. Adapun tiga golongan tujuan pengendalian intern menurut IAI dan COSO adalah:

1. Kehandalan pelaporan keuangan, manajemen memastikan bahwa informasi yang disajikan sesuai ketentuan SAK

2. Efektivitas dan efisisensi operasi, dengan mendorong penggunaan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien guna memaksimalkan tujuan operasi.

3. Ketaatan pada peratturan perundang-undangan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, tentu ada hal-hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

a. Adanya pemisahan tugas yang memadai,

b. Adanya dokumentasi dan catatan-catatan yang memadai,

c. Adanya otorisasi yang memadai dari manajemen,

d. Adanya pengendalian yang memadai atas aktiva dan catatan-catatan,

e. Adanya penilaian yang independen terhadap kinerja para pegawai,

f. Adanya pegawai yang kompeten,

g. Adanya uraian tugas

h. Adanya struktur organisasi yang baik dengan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas

i. Adanya pengelolaan (manajemen) yang baik dengan tingkat integritas tinggi

Lingkungan pengendalian juga salah satu aspek yang tidak dapat dianggap remeh. Lingkungan pengendalian menggambarkan sikap, kepedulian, dan tindakan berbagai pihak yang ada di dalam organisasi. Menurut IAI, sebagaimana menurut COSO report, lingkungan pengendalian mencakup beberapa komponen yang di dalamnya terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut:

1. Integritas dan nilai etis yang harus dimiliki oleh seluruh anggota organisasi.

2. Mempertimbangkan keahlian yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan (commitment to competence)

3. Partisipasi Dewan Komisaris dan Komisi Audit

4. Falsafah dan gaya kepemimpinan dari manajemen

5. Struktur organisasi

6. Penetapan otoritas dan tanggung jawab sehingga setiap pegawai, serta

7. Kebijakan dan praktik-praktik mengenai sumber daya manusia.

Pengendalian diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria, dan oleh berbagai lembaga. Menurut IAI dan COSO sendiri, pengendalian terdiri atas pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).

Pengendalian umum merupakan pengendalian menyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan sistem informasi computer (SIK), meliputi kebijakan dan prosedur mengenai semua aktifitas PDE, yang bertujuan untuk membuat kerangka pengendalian yang menyeluruh mengenai aktifitas PDE, serta untuk memberikan tingkat keyakinan yang memadai bahwa seluruh tujuan pengendalian intern dapat tercapai. Pengendalian ini diperlukan untuk memberikan jaminan bahwa pengendalian aplikasi berjalan dengan baik sebagaimana mestinya, yang bergantung pada sumber daya komputer. Karena jika pengendalian aplikasi tidak berfungsi, misalnya ada format data yang tidak sesuai tapi dapat dibaca komputer, pengendalian umum akan langsung bereaksi dan memberikan umpan balik. Dengan begitu, petugas dapat segera melakukan koreksi. Adanya pengendalian umum ini merupakan bentuk kombinasi kebaikan yang terdapat pada Auditing Manual dan Auditing PDE.

Menurut IAI, pengendalian umum meliputi unsur-unsur sebagai berikut.

1. Pengendalian Organisasi dan Manajemen,

meliputi pemisahan fungsi serta kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan ffungsi pengendalian.

2. Pengendalian terhadap Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem Aplikasi,

untuk memperoleh keyakinan bahwa sistem PDE telah dikembangkan dan dipelihara secara efisien dan ada otorisasinya.

3. Pengendalian terhadap Operasi Sistem, untuk poin-poin sebagai berikut:

a. Sistem digunakan hanya untuk hal-hal yang telah ada otorisasinya

b. Akses ke operasi komputer hanya diijinkan kepada mereka yang telah memiliki otorisasi

c. Program yang digunakan juga hanya yang ada otorisasinya

d. Kesalahan pengolahan dapat dideteksi dan dikoreksi.

4. Pengendalian terhadap Perangkat Lunak Sistem,

Untuk meyakinkan bahwa perangkat lunak sistem dimiliki dan dikembangkan secara efisien, serta diotorisasikan

5. Pengendalian terhadap Entri Data dan Program

Struktur otorisasi ditetapkan dengan jelas atas transaksi, serat akses ke data dan program dibatasi hanya kepada mereka yang memiliki otorisasi.

6. Pengendalian terhadap Keamanan PDE

Menjaga PDE lain yang berhubungan dengan PDE bersangkutan, misalnya digunakannya salinan cadangan (backups) di tempat yang terpisah, prosedur pemulihan (recovery procedures) ataupun fasilitas pengolahan di luar perusahaan dalam hal terjadi bencana.

Keenam kategori tersebut dapat diklasifikasikan menjadi tujuh jenis pengendalian umum, yakni:

1. Pengendalian organisasi dan manajemen

2. Pengendalian piranti lunak dan piranti keras

3. Pengendalian akses

4. Pengendalian data dan prosedur

5. Pengendalian pengembangan sistem baru

6. Pengendalian pemeliharaan sistem dan program

7. Pengendalian dokumentasi

Berikutnya adalah Pengendalian Aplikasi (Application Control), dimaksudkan untuk memberikan kepastian bahwa pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran transaksi sah serta pemutakhiran file-file induk akan menghasilkan informasi yang akurat, lengkap, dan tepat waktu.

Pengendalian aplikasi ini dibagi menjadi tiga kategori pengendalian, yakni pengendalian atas masukan, pengendalian atas pengolahan dan file data komputer, serta pengendalian atas keluaran. Lebih lanjut tujuan pengendalian aplikasi ini adalah untuk memperoleh keyakinan:

1. Bahwa setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses satu kali

2. Bahwa setiap data transaksi berisi informasi yang lengkap dan akurat

3. Bahwa setiap pemrosesan transaksi dilakukan dengan benar dan tepat

4. Bahwa hasil-hasil pemrosesan digunakan sesuai dengan maksudnya

5. Bahwa aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi terus

Perbedaan utama antara pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah bahwa sifat pengendalian umum adalah prosedural, sedangkan pengendalian aplikasi bersifat lebih berorientasi pada data. Oleh sebab itu, bagi auditor mungkin saja menilai pengendalian umumnya secara terpisah dari penilaian terhadap pengendalian aplikasi.