Pengembangan dan penerapan sistem informasi pembandingan dalam kelompok UKM

L.C.R. Carpinetti dan O.T. Oiko

Departemen Teknik Produksi, Sekolah Teknik Sao Carlos,

 Universitas Sa'o Paulo, Sao Carlos, Brasil

Abstrak

Tujuan - Makalah ini bertujuan untuk berfokus pada pengembangan dan penerapan sistem informasi benchmarking yang dirancang untuk digunakan dalam cluster.

Desain / metodologi / pendekatan - Studi kasus sebagai metodologi penelitian lapangan untuk pengujian dan penyempurnaan teori.

Temuan - Meskipun mengalami kesulitan dan kurangnya kedewasaan untuk melakukan benchmarking dan manajemen kinerja untuk diatasi, institusi pemerintahan dan sebagian besar perusahaan telah menyadari bahwa penerapan sistem itu sendiri merupakan langkah untuk mengelola perbaikan cluster.

Batasan / implikasi penelitian - Penelitian masih dalam tahap awal dan penerapan sistem informasi perlu dilakukan lebih lanjut sehingga dapat mengkaji dan memvalidasinya.

Implikasi Praktis - Tidak adanya budaya pengambilan keputusan berdasarkan analisis informasi dan kurangnya sumber daya dapat menciptakan beberapa kesulitan dalam menggunakan metrik untuk sekelompok UKM.

Orisinalitas / nilai - Makalah ini mengusulkan untuk menerapkan konsep dan teknik manajemen kinerja bisnis dan perbaikan untuk mengelola kinerja kelompok perusahaan, menawarkan pendekatan baru mengenai bagaimana meningkatkan efisiensi kolektif suatu cluster.

Kata Kunci Pembandingan, Usaha kecil dan menengah, Manajemen Kinerja, Analisis Cluster Jenis kertas Studi kasus

pengantar

Dalam beberapa tahun terakhir, telah berkembang perhatian terhadap pengelompokan sebagai sarana untuk meningkatkan pertumbuhan dan daya saing perusahaan, terutama UKM (Krugman, 1991; Porter,1998; Humphrey dan Schmitz, 1998). Meskipun istilah cluster secara sembarangan digunakan untuk berbagai pengaturan bisnis, dalam arti luas, ini mengacu pada konsentrasi geografis kegiatan ekonomi tertentu.

Aglomerasi perusahaan dalam kegiatan serupa atau terkait dapat memperbaiki ketersediaan sumber daya produksi, meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya. Bisa juga membuka peluang pasar jika tidak bisa diakses oleh perusahaan kecil. Keuntungan ini membuat pengelompokan cukup bermanfaat bagi perusahaan, terutama UKM, serta keberlanjutan ekonomi dan sosial masyarakat lokal dan regional.

Pembandingan

Praktek pembandingan dapat diklasifikasikan secara umum sesuai dengan sifat objek studi benchmarking dan mitra yang membandingkannya dengan perbandingan. Dalam hal objek studi, benchmarking dapat diklasifikasikan sebagai (Spendolini, 1993):

  . Proses benchmarking. Digunakan untuk membandingkan operasi, praktik kerja dan proses bisnis.

  . Pembandingan produk Digunakan untuk membandingkan produk dan / atau layanan.

  . Pembandingan strategis Digunakan untuk membandingkan struktur organisasi, praktik manajemen dan strategi bisnis. Dalam arti, ini berbagi beberapa kesamaan dengan pembandingan proses.

Mitra pembanding dapat mencakup unit lain dari organisasi yang sama, pesaing di pasar geografis dan organisasi yang sama atau berbeda dalam industri terkait atau tidak terkait, di negara yang sama atau berbeda.

       Klasifikasi patokan yang ditemukan dalam literatur terutama didasarkan pada jenis pasangan, sebagai berikut (Camp, 1989):

   Pembandingan internal Dengan perbandingan kinerja unit atau departemen dalam satu organisasi. Meskipun tidak eksplisit dalam definisi ini, perbandingan juga dapat dilakukan antara produk atau layanan serupa dari unit bisnis serupa.

   Benchmarking kompetitif Dengan perbandingan kinerja dengan produk pesaing langsung. Dalam hal ini, perbandingan produk atau layanan dan proses bisnis bisa dilakukan. Reverse engineering adalah istilah yang lebih tepat untuk benchmarking produk.

.   Pembandingan fungsional Ini adalah penerapan pembandingan proses yang membandingkan fungsi bisnis tertentu di dua atau lebih organisasi dalam industri yang sama

   Pembandingan generik Cari praktik terbaik tanpa mempedulikan industri. Hal ini mirip dengan tolok ukur fungsional namun tujuannya adalah untuk membandingkan dengan yang terbaik di kelas terlepas dari industri.

     Isu yang sangat kritis dalam praktik benchmarking berkaitan dengan aspek hukum dan etika dalam hubungan antar mitra. Boulter (2003) menyajikan keadaan di mana kekayaan intelektual harus dilindungi. Tentang hubungan dengan mitra benchmarking, Benchmarking Clearinghouse dari American Productivity and Quality Center (APQC, 2004) telah menghasilkan kode etik untuk proses benchmarking yang efektif, efisien dan etis. Di antara prinsip-prinsipnya, ini menekankan:

. Legalitas. Verifikasi aspek hukum dari penelitian ini, seolah-olah ada pembatasan terhadap pasar atau pertanyaan tentang rahasia dagang.

. Bertukar. Berikan kepada mitra patok jenis informasi yang diminta sama, secara lengkap dan tepat waktu, sehingga saling menguntungkan bisa dirasakan.

. Penggunaan informasi Data pembandingan harus digunakan hanya untuk tujuan pembandingan dan informasi yang diperoleh tentang organisasi lain selama studi tidak boleh dikomunikasikan di luar kecuali jika ada izin sebelumnya. Beberapa organisasi menawarkan layanan yang memfasilitasi pengembangan proyek benchmarking. Misalnya, The Benchmarking Exchangeq memungkinkan anggota, antara lain, untuk secara elektronik mencari dan berkomunikasi dengan calon mitra benchmarking, untuk meneliti yang terbaik di perusahaan kelas, untuk mengetahui bagaimana kinerjanya terbaik di kelas atau untuk meminta bantuan dan saran dari orang lain yang memiliki Sudah mengacu pada subyek perusahaan akan to benchmark. Layanan pembandingan juga disediakan oleh Benchmarking Clearinghouse dari APQC. Welch dan Mann (2001) memberikan tinjauan menyeluruh terhadap situs web peningkatan kinerja.

Pengelompokan industri

 Cluster adalah konsentrasi geografis dari perusahaan yang saling berhubungan, pemasok khusus, penyedia layanan, perusahaan di industri terkait, dan institusi terkait (misalnya universitas, lembaga standar, dan asosiasi perdagangan) di bidang tertentu yang bersaing tapi juga bekerja sama (Porter, 1998). Schmitz dan Nadvi (1999) menunjukkan bahwa aglomerasi perusahaan yang terlibat dalam kegiatan serupa atau terkait membawa keuntungan seperti kumpulan pekerja khusus, akses mudah ke pemasok input khusus dan layanan dan penyebaran cepat pengetahuan baru. Keunggulan itu, disebut lokal ekonomi eksternal, dapat berkontribusi pada pengurangan biaya untuk perusahaan yang berkerumun. Konsep ekonomi eksternal, digunakan oleh Krugman (1991) untuk menjelaskan mengapa aglomerasi bisa membawa manfaat efisiensi dan daya saing, pertama kali dikembangkan oleh Marshall (Schmitz, 1999), dalam bukunya yang hampir seratus tahun Principles of Economics. Dia mencatat bahwa aglomerasi perusahaan yang bekerja dalam kegiatan serupa atau terkait menghasilkan keuntungan seperti itu sebagai kumpulan pemasok bahan baku, peralatan dan layanan khusus, kumpulan pekerja khusus dan diseminasi pengetahuan baru.

Menambah teori pengelompokan industri, Schmitz dan Nadvi (1999) berpendapat bahwa

      Hasil ekonomi eksternal bukanlah penjelasan yang cukup bagi pertumbuhan perusahaan dalam suatu cluster dengan mempertimbangkan kerangka teoritis ini, definisi cluster yang lebih tepat harus memperhitungkan efek dan interaksi eksternal. Porter (1998) menyajikan sebuah definisi cluster sebagai konsentrasi geografis perusahaan yang saling berhubungan, khusus pemasok, penyedia layanan, perusahaan di industri terkait, dan institusi terkait (Misalnya universitas, lembaga standar, dan asosiasi perdagangan) di bidang tertentu itu bersaing tapi juga bekerja sama. Altenburg dan Meyer-Stamer (1999) mencantumkan beberapa karakteristik bahwa, selain ekonomi eksternal dan tindakan gabungan, dikatakan demikian hadir dalam kebanyakan definisi cluster, yang pada dasarnya terdiri dari hal-hal berikut:

. Hubungan ke depan dan ke belakang antara perusahaan-perusahaan di dalam cluster;

. Pertukaran informasi antara perusahaan dan institusi;

. Adanya infrastruktur kelembagaan terdiversifikasi yang mendukung kegiatan cluster; dan

. Identitas sosial dan budaya yang terdiri dari nilai-nilai umum.

Sistem informasi pembandingan

Sistem informasi benchmarking yang diusulkan untuk aplikasi ini terdiri dari dua bagian: database itu sendiri dan aplikasi web untuk akses jarak jauh ke database, yang dikembangkan, masing-masing, di SQL Server dan Active Server Pages. Situsnya, diakses melalui alamat www.numa.org.br/pb, umumkan informasi tentang benchmarking, link of interest dan bagaimana melakukan benchmarking. Untuk mendapatkan akses ke database, perusahaan harus mengisi formulir elektronik dengan:

Identifikasi dan informasi kontak; Jumlah karyawan dan volume penjualan; Dan kode aktivitas ekonominya menurut Aktivitas Ekonomi Nasional Brasil

Klasifikasi. Dalam bentuknya, perusahaan dapat memilih untuk namanya diungkapkan atau disimpan anonim (opsi default). Setelah mengirimkan formulir, perusahaan harus menunggu

Otorisasi untuk mendapatkan akses ke database sehingga bisa memasukkan data dan menghasilkan laporan.

Daerah terlarang

Area terlarang dibagi menjadi empat bagian seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1. Bagian pertama, ditunjukkan dalam menu pilihan oleh "perusahaan", menyajikan informasi mengenai status perusahaan, jumlah metrik dan praktik yang terdaftar dalam database. Di bagian "praktik," yang ditunjukkan pada Gambar 2, perusahaan peserta memasukkan sebuah ringkasan (Sampai 5.000 karakter) dari pengalaman mereka terkait dengan perbaikan dan perubahan program atau tindakan yang mereka anggap telah membawa hasil positif yang signifikan.

Bagian "Metrik" yang ditunjukkan pada Gambar 3 memungkinkan pengguna untuk memasukkan metrik berdasarkan daftar metrik yang telah ditentukan. Tautan "informasi", di sebelah kanan setiap metrik, menyajikan rinciannya: nama, singkatan, rumus kalkulus, satuan, frekuensi dan instruksi untuk pengukuran. Metrik dapat difilter oleh: "perspektif," "terisi," "tidak terisi," "Milik sebuah cluster," dan "berdasarkan kalkulus." Perspektif kinerja adalah:Keuangan, klien, akuntabilitas sosial, orang, proses, pemasok dan iklim organisasi. "Milik sebuah cluster" menyaring metrik yang umum digunakan dan awalnya didefinisikan oleh cluster tertentu. "Berdasarkan kalkulus" menunjukkan metrik adalah hasil dari hubungan  matematis antara metrik lainnya.

Laporan

Setelah memasukkan metrik dan praktiknya sendiri, perusahaan peserta dapat melakukan pencarian benchmarking di database. Ada kemungkinan pencarian yang berbeda. Pertama, pengguna dapat memilih untuk membandingkan kinerjanya terhadap orang lain pada indikator tertentu. Pencarian dapat disaring menurut klasifikasi kegiatan ekonomi, lokalisasi geografis, jumlah karyawan dan volume penjualan. Gambar 4 menunjukkan bagian laporan di area terlarang. Laporan ini memberikan beberapa statistik metrik dalam database seperti nilai rata-rata dan standar penyimpangan, dan rangking perusahaan untuk metrik tertentu dan menunjukkan pilihan filter yang dipilih.

Bentuk kedua dari pembandingan adalah dengan cara praktik yang dijelaskan dalam database. Pengguna memilih praktik tertentu dan mungkin akan mendapatkan kembali daftar laporan pengalaman tentang implementasi dan penggunaan praktik tertentu tersebut. Hal ini juga memungkinkan untuk mendapatkan praktik daftar laporan yang terkait dengan metrik tertentu:

Pengguna memilih metrik tertentu dan jumlah perusahaan. Misalnya, pengguna dapat memilih untuk mendapatkan laporan praktik tentang lima kinerja terbaik pada kualitas metrik penyesuaian. Akhirnya, adalah mungkin untuk membuat laporan kinerja

Berdasarkan metrik tertentu dari perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan praktik tertentu.

Keamanan dan klausul penggunaan

Perlu dicatat bahwa prinsip timbal balik berlaku untuk penelusuran apa pun, yang berarti bahwa perusahaan peserta dapat memperoleh informasi kinerja dari orang lain hanya jikaInformasi yang sama telah disediakan dengan sendirinya. Perusahaan peserta juga mungkinHubungi perusahaan lain yang diidentifikasi dalam pencarian sebagai patokan dengan menggunakan fungsi mailing. Identifikasi perusahaan dipelihara sampai mereka memutuskan mengungkapkannya.

Studi kasus

Di Brasil, ada minat yang tumbuh dalam mempelajari dan mendukung pengelompokan industri, terutama perusahaan kecil, terutama didorong oleh beberapa kasus sukses yang dilaporkan dalam literatur khusus dan juga di media cetak (Schmitz, 1999; Altenburg dan Meyer-Stamer, 1999). ). Puga (2003), menggunakan metodologi berdasarkan hasil pencarian lokasi (relatif)

Signifikansi pekerjaan di sektor industri tertentu di suatu wilayah dibandingkan dengan kepentingannya di Brasil, lebih besar dari lima) dan koefisien Gini lokasi (sama atau lebih besar dari 0,5), mengidentifikasi 193 aglomerasi di Brasil, yang terdiri dari hampir 77.000 perusahaan, bertanggung jawab atas Lebih dari 680.000 pekerjaan dan ekspor lebih dari $ 3.700 juta. Dari jumlah tersebut, 42 cluster berada di Negara Bagian Sao Paulo, terutama di sektor alas kaki, tekstil, furnitur, dan keramik.Menyadari pentingnya kelompok industri untuk pembangunan ekonomi dan sosial, Federasi Industri Negara Bagian Sao Paulo (FIESP) dan "SEBRAE" (sebuah badan untuk mendukung usaha kecil) telah meluncurkan sebuah proyek untuk dipromosikan. Kerjasama antar perusahaan di beberapa klaster industri di Negara Bagian Sao Paulo

Untuk menguji dan menganalisis penerapan sistem informasi benchmarking yang diusulkan pada bagian sebelumnya, aplikasi percontohan dilakukan di dua kelompok industri UKM yang berpartisipasi dalam proyek yang didanai oleh pemerintah.

Lembaga untuk meningkatkan produktivitas dan hasil. Penelitian kasus adalah metodologi penelitian umum yang diadopsi untuk penelitian lapangan (Voss et al., 2002). Kriteria untuk memilih kelompok adalah: keterlibatan badan pemerintahan yang mempromosikan tindakan bersama di antara perusahaan cluster. Dalam kasus pertama, partisipasi dalam proyek yang dipromosikan oleh FIESP / SEBRAE digunakan sebagai indikator keterlibatan semacam itu.

Kasus penelitian pertama

Kelompok pertama yang diteliti mencakup 586 UKM yang kegiatannya diklasifikasikan, menurut Klasifikasi Kegiatan Ekonomi Nasional Brasil, sebagai produksi

Dari tekstil, khususnya sprei (Kode 13.51-1). Terletak di Ibitinga, sebuah kota di negara Bagian Sao Paulo dengan populasi sekitar 50.000 orang. Sebagian besar perusahaan didirikan pada tahun 1980an dan 1990an namun aglomerasi dimulai pada tahun 1960an. Lebih tahun, aglomerasi telah menyebabkan berkembangnya beberapa keunggulan (ekonomi eksternal) seperti: angkatan kerja khusus; Pemasok bahan dan layanan khusus; Serta infrastruktur lokal untuk ritel.

Interaksi antara tim peneliti dan institusi yang mengatur cluster dimulai pada bulan Januari 2006. Setelah berhubungan dengan agen pemerintahan, menjadi jelas bahwa bagi para periset dan agen bahwa manajemen kinerja merupakan langkah penting untuk mengevaluasi manfaat dari Tindakan dilakukan untuk mendukung perusahaan dan mempromosikan kerja sama. Akibatnya, mendefinisikan metrik dan benchmark bisa menjadi inisiatif yang berharga. Oleh karena itu, setelah kontak pertama ini untuk menyajikan sistem informasi benchmarking, aplikasi pilot dilanjutkan seperti yang dijelaskan di bawah ini:

. Mengajukan proposal kepada pengusaha cluster untuk mendapatkan komitmen dari mereka untuk mengikuti aplikasi;

. Mendefinisikan metrik yang akan digunakan dalam proses benchmarking;

. Tindak lanjut bulanan masukan metrik dalam database; dan

. Secara berkala menilai kemajuan dan hasil.

Kasus penelitian kedua

Kasus kedua yang diteliti adalah sekelompok produsen alas kaki wanita yang mencakup 180 perusahaan UKM yang kegiatannya diklasifikasikan, menurut orang Brasil klasifikasi Nasional Kegiatan Ekonomi, sebagai pembuatan sepatu kulit (Code 15.31-9). Terletak di Negara Bagian Sao Paulo, di sebuah kota dengan populasi sekitar 90.000 orang. Perusahaan di cluster tersebut mempekerjakan sekitar 8.000 orang dan berproduksi 100.000 pasang sepatu sehari, yang sesuai dengan 2 persen permintaan sepatu wanita di Brasil. Tata kelola cluster dipimpin oleh asosiasi sepatu lokal.

Pembuat (Sindicalc¸ados) bekerja sama dengan "SEBRAE" (badan untuk mendukung usaha kecil). Sejak April 2005, mereka telah mengkoordinasikan pengembangan proyek kerjasama yang sangat mirip dengan yang disajikan dalam kasus pertama, yang melibatkan 50 perusahaan kecil cluster tersebut. Dua lembaga pendidikan lainnya terlibat dalam proyek ini: "SENAI" (Dinas Tenaga Kerja Nasional untuk Angkatan Kerja Industri, yang menyediakan kursus teknis untuk mempersiapkan angkatan kerja lokal dan "Fatec" (sebuah fakultas teknologi negara). Tujuan utama dari proyek ini adalah untuk meningkatkan produktivitas dan pendapatan dengan meningkatkan volume penjualan dan nilai pasar. Pembahasan hasil aplikasi percontohan telah mengungkapkan beberapa keterbatasan yang harus ditangani. Pertama, dalam kedua kasus tersebut hanya sebagian kecil dari perusahaan-perusahaan di dalam cluster terlibat dalam aplikasi Karena itu, database menjadi tidak penting untuk membandingkan dan belajar dari pengalaman masing-masing sebagai sarana untuk meningkatkan kinerja.

Selain itu, keterbatasan dalam penerapan metrik dapat dilihat pada kedua aplikasi: kesulitan dalam menerapkan metrik dari faktor kinerja utama; Sebuah kecenderungan mengukur biaya tradisional dan hasil keuangan; Tidak adanya budaya pengambilan keputusan berdasarkan analisis informasi dan akhirnya kekurangan sumber daya. Ini adalah poin yang sangat penting untuk ditangani dalam aplikasi masa depan.

Kesimpulan

Sistem informasi untuk benchmarking dan manajemen kinerja kolaboratif yang dikembangkan dalam penelitian ini sejalan dengan tren benchmarking yang diulas di dalam literatur. Namun, aplikasi telah menunjukkan bahwa dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk membangun basis data yang dapat benar-benar bermakna untuk tujuan pembandingan dan memerlukan pengelolaan kedewasaan, budaya organisasi manajemen kinerja dan akhirnya prosedur sistematis untuk mengumpulkan dan memasukkan data.

Namun, terlepas dari kesulitan yang ditunjukkan dan kurangnya kedewasaan untuk benchmarking dan manajemen kinerja yang harus diatasi, institusi pemerintahan dan sebagian besar perusahaan telah menyadari bahwa implementasi sistem ini sendiri merupakan langkah untuk mengelola perbaikan cluster ini.

Untuk konsolidasi sistem informasi ini, harus diperluas untuk memasukkan data UKM dari kelompok yang berbeda, di industri yang sama atau berbeda. Ini akan membawa manfaat dari database yang lebih menarik sekaligus akan memungkinkan tolok ukur fungsional. Cara lain untuk menginduksi pendaftaran UKM di sistem informasi harus dipikirkan seperti menawarkan penghargaan untuk praktik pengelolaan terbaik yang dilaporkan; Atau bisa juga dalam bentuk diskon dalam biaya afiliasi asosiasi.